香港《稅務條例》第 51C 條，規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人士，須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄，以便其應評稅利潤易於確定。相關記錄應保留至少 7年。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照規定保留業務記錄，可能會被罰款高達港幣10萬元。

 

而根據《個人資料（私隱）條例》而發布的《人力資源管理實務守則》規定，僱主可保留前僱員的個人資料不超過7年，由前僱員離職當日起計。另僱主可保留落選求職者的個人資料不超過2年（由求職者落選的日期起計），之後則必須銷毀有關資料。

 

由此可見，要香港做不同生意都需要注意有關文件的保存，但保存商業文件不是一件輕鬆的事，既要保障私隱和安全，亦要確保文件不會變色或損壞。有見及此，我們One Storage 至尊迷你倉有三個有關保存商業文件的要點要提提你：

 

做好分類和管理

商業文件有各種不同種類如：合約，會計證明，帳簿等，所以良好的分類管理是相當重要，避免當需要時無法及時、快速地找尋出來。

 

留意文件保存期並定期清理

文件堆積太多會令到收納更加混亂，必須留意文件的保存期和定期點算、清理已過期的文件，讓有用的文件更容易被找到。

 

保安和存放環境

商業文件必然記錄下不同私隱和商業資訊，因此必須在有保障的地方存放，與此同時，文件是由紙張制成，存放環境必須保持合理溫度和濕度，以免文件變色變質。

 

如果看完以上要點，正苦惱着如何更好地存放商業文件？One Storage 至尊迷你倉就是你最好的選擇！

 

One Storage 至尊迷你倉分店數量接近三十間，港九新界都有分店，交通十分方便，公司坐落在不同地點都適合。同時，One Storage 至尊迷你倉嚴格合乎所有消防要求和相關法規，並配有全天侯保安系統，保障存倉文件的安全。更設有24小時空調系統，維持倉內合理溫度和濕度，減低文件變色變質的機會。

 

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