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商業文件要收好,搵迷你倉無煩惱|商業文件收納|文件倉

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作者:至尊迷你倉收納大師 Chan Tai Man (One Storage 多年收納經驗)

作者:至尊迷你倉收納大師 Chan Tai Man | 迷你倉大只仔就是我,作為收納達人,我有豐富的迷你倉收納及迷你倉推介經驗,我最喜歡和你分享更多有關最抵至尊迷你倉資訊

 

香港《稅務條例》第 51C 條,規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人士,須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄,以便其應評稅利潤易於確定。相關記錄應保留至少 7年。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照規定保留業務記錄,可能會被罰款高達港幣10萬元。

 

而根據《個人資料(私隱)條例》而發佈的《人力資源管理實務守則》規定,雇主可保留前僱員的個人資料不超過7年,由前僱員離職當日起計。另雇主可保留落選求職者的個人資料不超過2年(由求職者落選的日期起計),之後則必須銷毀有關資料。

 

由此可見,要香港做不同生意都需要注意有關文件的保存,但保存商業文件不是一件輕鬆的事,既要保障私隱和安全,亦要確保文件不會變色或損壞。有見及此,我們One Storage 至尊迷你倉有三個有關保存商業文件的要點要提提你:

 

做好分類和管理

商業文件有各種不同種類如:合約,會計證明,帳簿等,所以良好的分類管理是相當重要,避免當需要時無法及時、快速地找尋出來。

 

留意文件保存期並定期清理

文件堆積太多會令到收納更加混亂,必須留意文件的保存期和定期點算、清理已過期的文件,讓有用的文件更容易被找到。

 

保安和存放環境

商業文件必然記錄下不同私隱和商業資訊,因此必須在有保障的地方存放,與此同時,文件是由紙張製成,存放環境必須保持合理溫度和濕度,以免文件變色變質。

 

如果看完以上要點,正苦惱著如何更好地存放商業文件? One Storage 至尊迷你倉就是你最好的選擇!

 

One Storage 至尊迷你倉分店數量接近三十間,港九新界都有分店,交通十分方便,公司坐落在不同地點都適合。同時,One Storage 至尊迷你倉嚴格合乎所有消防要求和相關法規,並配有全天侯保安系統,保障存倉文件的安全。更設有24小時空調系統,維持倉內合理溫度和濕度,減低文件變色變質的機會。

 

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