做生意要文件倉?迷你倉一定幫到手!|法例、紙張保存相關、迷你倉好處|One Storage 至尊迷你倉

刊登日期 : 08-07-2022

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相信有做生意有營運公司的朋友,都會知道很多公司文件其實都要保存七年,但七年的文件量可以是多不勝數的,放在辦公室貌似是唯一做法,但其實又時時感到相當不便與麻煩,可能很多營商的朋友都會為此十分苦惱。而這方面我們理解,所以我們準備了以下內容,為你簡介一下保存文件的前因後果及如何讓保存文件變得更輕鬆!

 

法例所需

其實要保存不同文件,主要是要滿足香港在營商上的法例要求,而比較需要特別留意的兩種文件就是報稅相關及僱傭相關,以下是一些簡單分享。(以下資料只供參考,詳情請詢問專業人士及查閱政府文件) 

 

https://www.ird.gov.hk/chi/tax/bus_rke.htm 

 

https://www.labour.gov.hk/tc/public/proper_keeping_WER.htm 

 

法例所需1-稅務文件

稅務條例中的第51C條,要求每位在香港經營業務的人,須保留所有入息及開支紀錄(英文或中文)最少7年,以便政府更易於評定稅務,無合理辯解而沒有遵照相關規定會被罰款。

   

法例所需2-僱傭紀錄

《僱傭條例》亦規定僱主要保留所有員工的相關資料及僱傭紀錄,如果僱主無合理辯解而沒有遵照相關規定同樣會被罰款。而在僱傭關係完結後,僱主只可保留前僱員的相關個人資料不超過 7 年(除非得到僱員同意)。 

 

紙張保存相關

雖然現時是電子世代,但其實很多情況下一些正式文件還是要用紙本的方式保存,而保存紙本文件向來有很多事情需要留意,以下是一些要留意的點。

 

紙張保存相關1-儲存環境

存放紙本文件的環境必須要乾爽,遠離窗戶、遠離陽光照射及遠離室內的所有水管,環境內的溫度及相對濕度要維持穩定,溫度最好不要超過攝氏二十四度,濕度以百分之五十至五十五為最好,較低及穩定的環境溫度及濕度對維持紙質十分有幫助。 

 

同時存放紙本文件的層架也有學問,有保護塗層的鋼製層架是最好的選擇,因為木製品本身一樣有機會有發潮、蟲害等問題,同時也有機會會釋放出對紙張有害的酸性,因此木製層架並不是一個十分好的選擇。如果真的要使用木製層架,盡量放物品在文件底部,讓其與木料之間分隔開,同時最好為每份文件套好保護套,減少書籍直接接觸木料及空氣的機會。

 

最後總結就是良好的文件儲存環境必須做好溫度及濕度的穩定管理,保持空氣及通風循環及不要堆放其他雜物,特別是食物等。 

 

紙張保存相關2-紙張特質

所有紙張不論任何質素都容易會被高溫及高濕度的環境破壞,所以文件還是最適合放進有保護作用的文件夾或盒子內作保護為佳。 

 

而紙張製品內本身必定含有大量纖維素,一方面纖維素會一直吸濕,令紙張發脹變形、受潮,而紙張變濕後就會沾染住不同灰塵污垢,令文件變色,有水痕、變形等。另一方面霉菌可以將紙張受潮後內的大量纖維素分解為糖份並吸收再成長,因此紙張在濕度高的環境極容易生出霉菌。 

 

以上資訊都可以見到紙張是十分脆弱和需要細心保存的一種物質,存放環境中的溫度、光線、灰塵污垢及濕度等都十分影響長遠的紙張保存,所以存放紙本文件的環境要好好考慮過。

 

紙張保存相關3-蟲害

對很多昆蟲來說,其實紙張是充滿營養的食物,因此在考慮紙本文件存放時必須要防止各種蟲害,有幾種十分常見的紙張蟲害你要好好留意,因為一個不留神害蟲就會將文件蛀食、破壞得一乾二淨,所以防蟲功夫必須要做足。 

 

在香港最常見的紙張蟲害會是蟑螂、蠹魚及書蝨,它們多半會慢慢把紙一點點的吃薄,最後把一張紙吃穿。它們一方們會吃書中的有機物,如紙張裡的漿糊或其他添加物,而書蝨更主要是被紙張上的霉菌所吸引,因此當環境潮濕時,書上增生的霉菌會大量地吸引書蝨。

 

而蟑螂與蠹魚對紙張做成的傷害情況很接近,所以只能觀察受害的紙張周圍留下來的昆蟲排泄物來分別是受到蟑螂或是蠹魚的影響,例如蠹魚的排泄物較尖細,同時也會有一些銀粉,而蟑螂的排泄物則多數較長及較粗。 

 

而其次在香港都十分常見的就是白蟻問題,白蟻相對上沒這麼常見,但白蟻的危害可以說是這麼多的蟲害中最可怕、最難解決的。因為白蟻是以纖維為食,所以白蟻就會把所有紙本文件吃光。以白蟻主要分為地棲型與乾木型、地棲型的白蟻的特色就是其在活動範圍內會有蟻土或蟻道,一但蟻土或蟻道被清走,白蟻堆就會慢慢死去,而地棲型白蟻的特色就是排泄物很像砂粒,可以定期檢查和留意。    

 

紙張保存相關4-定期檢查

不管如何做好十全十美的準備,始終隨着年月過去,很多環境上的因素都會轉變,因此在儲存文件上,還是要定期及仔細檢查存放紙本的場所,要檢查環境溫度、濕度及四周有沒有蟲害表徵如蟲繭、蟲卵及排泄物等。 

 

迷你倉好處

將文件直接儲放在辦公室應該是很多營商朋友的直接想法,但其實將文件儲放在自己的辦公室會帶了很多麻煩,很可能沒有租一個迷你倉作文件倉之用來得好,有見及此,各位不如來看看以下將迷你倉當作文件倉的好處,參考了解一下吧! 

 

迷你倉好處1-不佔據辦公室

辦公室顧名思意就是用來辦公的,其實根本容不下太多文件,再加上香港寸金尺土,很多甲級商廈的租金都十分昂貴,用辦公室的空間來存放文件其實是個不划算的行為。再者,辦公室人來人往,一來人們的活動有機會留下垃圾,進以影響文件存放環境,二來保安上可能亦有風險。而將文件存放到迷你倉就可以將文件集中存放,又不會怕佔用辦公室的珍貴空間。

 

迷你倉好處2-長期恒溫

雖然正常辦公室都是會有空調的,但問題是大部分辦公室只會在辦公時間會開空調。一早一晚和假期,紙本文件都是存放在一個沒有長期恒溫的環境之中,再加上香港夏天十分長又潮濕炎熱,長遠下來絕對會對文件造成嚴重傷害。而時下有些迷你倉會做好長期恒溫,確保倉內溫度和溫度都絕對穩定。

 

迷你倉好處3-全天侯開放

雖說將文件放在辦公室內看似是十分方便,但事實上一年中可能只有一段很短的時間會突然密集地用到這些文件,但其實大部分辦公室都不會在辦公時間以外開放,萬一在報稅或有相關法律問題需要緊急在假期時查閱文件,可能文件就會困在辦公室內拿不出來,引致嚴重後果。然而,時下有些迷你倉會全天侯開放及全天侯支援客人提存,讓客人隨時都可以自由提取或存放文件,令你在需要時更具彈性。

 

One Storage 至尊迷你倉

說到底,香港寸金尺土,如何好好運用每一寸空間真是要仔細想清楚,如果你也同樣為公司存放文件感到苦惱,並也理解到租用迷你倉作文件倉的好處的話,你應該已正在物色能提供上述優勢的迷你倉吧!其實各位營商的朋友,One Storage 至尊迷你倉正正就是你的好選擇! 

 

One Storage 至尊迷你倉分店眾多,37間座落在香港、九龍及新界各區,全天侯24小時為你提供貼心服務!One Storage 至尊迷你倉在官網上提供空間計算器,讓你從不同方面推算出自己所需的存倉空間,再配合我們提供的不同尺寸倉型,令你可以及早做好預算並依照自己需要來租用合適大小的倉型,用盡倉內每寸空間不怕浪費。

 

同時One Storage 至尊迷你倉設計嚴格合乎各種消防及安全要求,存放文件或其他物品都保證安全。同時倉內設有24小時恒溫及保安系統,最適合不同公司租用作文件倉,我們亦隨時支援客人全天侯提存,隨時要提取或檢查文件都十分方便!有文件存放需要的客戶們,貼心又細心的One Storage 至尊迷你倉絕對是你的好選擇!

 

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