香港《税务条例》第 51C 条，规定每名在香港经营某行业、专业或业务的人士，须就其入息及开支以中文或英文备存足够的记录，以便其应评税利润易于确定。相关记录应保留至少 7年。如果相关人士没有合理辩解而没有遵照规定保留业务记录，可能会被罚款高达港币10万元。

而根据《个人资料（私隐）条例》而发布的《人力资源管理实务守则》规定，雇主可保留前雇员的个人资料不超过7年，由前雇员离职当日起计。另雇主可保留落选求职者的个人资料不超过2年（由求职者落选的日期起计），之后则必须销毁有关资料。

由此可见，要香港做不同生意都需要注意有关文件的保存，但保存商业文件不是一件轻松的事，既要保障私隐和安全，亦要确保文件不会变色或损坏。有见及此，我们One Storage 至尊迷你仓有三个有关保存商业文件的要点要提提你：

做好分类和管理

商业文件有各种不同种类如：合约，会计证明，帐簿等，所以良好的分类管理是相当重要，避免当需要时无法及时、快速地找寻出来。

留意文件保存期并定期清理

文件堆积太多会令到收纳更加混乱，必须留意文件的保存期和定期点算、清理已过期的文件，让有用的文件更容易被找到。

保安和存放环境

商业文件必然记录下不同私隐和商业资讯，因此必须在有保障的地方存放，与此同时，文件是由纸张制成，存放环境必须保持合理温度和湿度，以免文件变色变质。

如果看完以上要点，正苦恼着如何更好地存放商业文件？ One Storage 至尊迷你仓就是你最好的选择！

One Storage 至尊迷你仓分店数量接近三十间，港九新界都有分店，交通十分方便，公司坐落在不同地点都适合。同时，One Storage 至尊迷你仓严格合乎所有消防要求和相关法规，并配有全天侯保安系统，保障存仓文件的安全。更设有24小时空调系统，维持仓内合理温度和湿度，减低文件变色变质的机会。

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