做生意要文件仓?迷你仓一定帮到手! |法例、纸张保存相关、迷你仓好处|One Storage 至尊迷你仓

刊登日期 : 08-07-2022

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相信有做生意有营运公司的朋友,都会知道很多公司文件其实都要保存七年,但七年的文件量可以是多不胜数的,放在办公室貌似是唯一做法,但其实又时时感到相当不便与麻烦,可能很多营商的朋友都会为此十分苦恼。而这方面我们理解,所以我们准备了以下内容,为你简介一下保存文件的前因后果及如何让保存文件变得更轻松!

 

法例所需

其实要保存不同文件,主要是要满足香港在营商上的法例要求,而比较需要特别留意的两种文件就是报税相关及雇佣相关,以下是一些简单分享。 (以下资料只供参考,详情请询问专业人士及查阅政府文件) 

 

https://www.ird.gov.hk/chi/tax/bus_rke.htm 

 

https://www.labour.gov.hk/tc/public/proper_keeping_WER.htm 

 

法例所需1-税务文件

税务条例中的第51C条,要求每位在香港经营业务的人,须保留所有入息及开支纪录(英文或中文)最少7年,以便政府更易于评定税务,无合理辩解而没有遵照相关规定会被罚款。

   

法例所需2-雇佣纪录

《雇佣条例》亦规定雇主要保留所有员工的相关资料及雇佣纪录,如果雇主无合理辩解而没有遵照相关规定同样会被罚款。而在雇佣关系完结后,雇主只可保留前雇员的相关个人资料不超过 7 年(除非得到雇员同意)。

 

纸张保存相关

虽然现时是电子世代,但其实很多情况下一些正式文件还是要用纸本的方式保存,而保存纸本文件向来有很多事情需要留意,以下是一些要留意的点。

 

纸张保存相关1-储存环境

存放纸本文件的环境必须要干爽,远离窗户、远离阳光照射及远离室内的所有水管,环境内的温度及相对湿度要维持稳定,温度最好不要超过摄氏二十四度,湿度以百分之五十至五十五为最好,较低及稳定的环境温度及湿度对维持纸质十分有帮助。

 

同时存放纸本文件的层架也有学问,有保护涂层的钢制层架是最好的选择,因为木制品本身一样有机会有发潮、虫害等问题,同时也有机会会释放出对纸张有害的酸性,因此木制层架并不是一个十分好的选择。如果真的要使用木制层架,尽量放物品在文件底部,让其与木料之间分隔开,同时最好为每份文件套好保护套,减少书籍直接接触木料及空气的机会。

 

最后总结就是良好的文件储存环境必须做好温度及湿度的稳定管理,保持空气及通风循环及不要堆放其他杂物,特别是食物等。

 

纸张保存相关2-纸张特质

所有纸张不论任何质素都容易会被高温及高湿度的环境破坏,所以文件还是最适合放进有保护作用的文件夹或盒子内作保护为佳。

 

而纸张制品内本身必定含有大量纤维素,一方面纤维素会一直吸湿,令纸张发胀变形、受潮,而纸张变湿后就会沾染住不同灰尘污垢,令文件变色,有水痕、变形等。另一方面霉菌可以将纸张受潮后内的大量纤维素分解为糖份并吸收再成长,因此纸张在湿度高的环境极容易生出霉菌。

 

以上资讯都可以见到纸张是十分脆弱和需要细心保存的一种物质,存放环境中的温度、光线、灰尘污垢及湿度等都十分影响长远的纸张保存,所以存放纸本文件的环境要好好考虑过。

 

纸张保存相关3-虫害

对很多昆虫来说,其实纸张是充满营养的食物,因此在考虑纸本文件存放时必须要防止各种虫害,有几种十分常见的纸张虫害你要好好留意,因为一个不留神害虫就会将文件蛀食、破坏得一干二净,所以防虫功夫必须要做足。

 

在香港最常见的纸张虫害会是蟑螂、蠹鱼及书虱,它们多半会慢慢把纸一点点的吃薄,最后把一张纸吃穿。它们一方们会吃书中的有机物,如纸张里的浆糊或其他添加物,而书虱更主要是被纸张上的霉菌所吸引,因此当环境潮湿时,书上增生的霉菌会大量地吸引书虱。

 

而蟑螂与蠹鱼对纸张做成的伤害情况很接近,所以只能观察受害的纸张周围留下来的昆虫排泄物来分别是受到蟑螂或是蠹鱼的影响,例如蠹鱼的排泄物较尖细,同时也会有一些银粉,而蟑螂的排泄物则多数较长及较粗。

 

而其次在香港都十分常见的就是白蚁问题,白蚁相对上没这么常见,但白蚁的危害可以说是这么多的虫害中最可怕、最难解决的。因为白蚁是以纤维为食,所以白蚁就会把所有纸本文件吃光。以白蚁主要分为地栖型与干木型、地栖型的白蚁的特色就是其在活动范围内会有蚁土或蚁道,一但蚁土或蚁道被清走,白蚁堆就会慢慢死去,而地栖型白蚁的特色就是排泄物很像砂粒,可以定期检查和留意。

 

纸张保存相关4-定期检查

不管如何做好十全十美的准备,始终随着年月过去,很多环境上的因素都会转变,因此在储存文件上,还是要定期及仔细检查存放纸本的场所,要检查环境温度、湿度及四周有没有虫害表征如虫茧、虫卵及排泄物等。

 

迷你仓好处

将文件直接储放在办公室应该是很多营商朋友的直接想法,但其实将文件储放在自己的办公室会带了很多麻烦,很可能没有租一个迷你仓作文件仓之用来得好,有见及此,各位不如来看看以下将迷你仓当作文件仓的好处,参考了解一下吧!

 

迷你仓好处1-不占据办公室

办公室顾名思意就是用来办公的,其实根本容不下太多文件,再加上香港寸金尺土,很多甲级商厦的租金都十分昂贵,用办公室的空间来存放文件其实是个不划算的行为。再者,办公室人来人往,一来人们的活动有机会留下垃圾,进以影响文件存放环境,二来保安上可能亦有风险。而将文件存放到迷你仓就可以将文件集中存放,又不会怕占用办公室的珍贵空间。

 

迷你仓好处2-长期恒温

虽然正常办公室都是会有空调的,但问题是大部分办公室只会在办公时间会开空调。一早一晚和假期,纸本文件都是存放在一个没有长期恒温的环境之中,再加上香港夏天十分长又潮湿炎热,长远下来绝对会对文件造成严重伤害。而时下有些迷你仓会做好长期恒温,确保仓内温度和温度都绝对稳定。

 

迷你仓好处3-全天侯开放

虽说将文件放在办公室内看似是十分方便,但事实上一年中可能只有一段很短的时间会突然密集地用到这些文件,但其实大部分办公室都不会在办公时间以外开放,万一在报税或有相关法律问题需要紧急在假期时查阅文件,可能文件就会困在办公室内拿不出来,引致严重后果。然而,时下有些迷你仓会全天侯开放及全天侯支援客人提存,让客人随时都可以自由提取或存放文件,令你在需要时更具弹性。

 

One Storage 至尊迷你仓

说到底,香港寸金尺土,如何好好运用每一寸空间真是要仔细想清楚,如果你也同样为公司存放文件感到苦恼,并也理解到租用迷你仓作文件仓的好处的话,你应该已正在物色能提供上述优势的迷你仓吧!其实各位营商的朋友,One Storage 至尊迷你仓正正就是你的好选择!

 

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同时One Storage 至尊迷你仓设计严格合乎各种消防及安全要求,存放文件或其他物品都保证安全。同时仓内设有24小时恒温及保安系统,最适合不同公司租用作文件仓,我们亦随时支援客人全天侯提存,随时要提取或检查文件都十分方便!有文件存放需要的客户们,贴心又细心的One Storage 至尊迷你仓绝对是你的好选择!

 

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