One Storage|迷你仓|3大迷你仓里应放置的文件

One Storage至尊迷你仓|迷你仓里应放置哪些文件?

商业文件可能会占用办公室中的大量宝贵空间。在当今的电子世界中,您或许会认为不需要保存纸质文件,但事实并非如此!虽然商业文件有电子存储选项,但是法律仍要求在指定的时间段或时间范围内保留纸张。随着时间的流逝,这些文件可能会使办公室的文件柜、储藏室和桌面变得混乱。租用一个迷你仓 (mini storage)对于那些办公室中储存空间不足的公司来说是一个很好的业务储存解决方案。

 

为业务物品提供恰当的储存位置
将餐厅用具放置在迷你仓中对于营运到会的餐饮业尤其有用,能大大改善空间管理。提供到会服务的餐饮公司可能需要在每次活动中携带各种桌子和椅子,而餐厅东主可能需要在餐厅的货仓内保留多余的用具,因为在节日等餐饮旺季,餐厅可能会需要更多用具。而在餐饮公司和餐厅使用迷你仓便让其省却了存储空间,不仅令餐厅更宽敞舒适,也能释出不常用的用具所占据的空间,为业务空间带来更多可能。

 

迷你仓的环境设备与存放物品
业务所需的用品应储存在恒温而湿度适中的空间中,避免物品在香港潮湿的春季中受潮。另外,公司存放的文件可能包含敏感的员工资料和内部记录,因此迷你仓应设有安全的闸门和保安监控设备。另外,您亦应该使用正确的用品储存纸质存文件,如坚固的纸箱。如果您的文件并没填满整个纸箱,请在盒子中添加填充物,以防文件因长时间积压而变形。如果文件将长时间储存,最好增加架子和文件柜,方便分类和整理。

 

您应该的商业文件
法律要求保留会计记录及人事记录的特定商业文件。公司可用迷你仓保存以下类型的文档:

 

会计记录:财务报表、利得税申报表、薪俸税申报表、应付账款和应收帐款记录、支出报告、费用和现金单、银行存款和所得税预扣款。

公司记录:固定资产报告、财产评估和内部审计记录。

人力资源和薪资:员工表格、薪酬福利、薪资记录、出勤记录、薪资支票和人员记录。

 

企业应将文件保存多长时间?
每个企业应具有上面列出的文件类型,但是这些文件应存储多长时间?根据法律,某些业务文件需要永久存储,而某些则可以保留至少两年。过去两年的业务文件应保存在办公室内,然后可储存在办公室以外的地方。所有公司和固定资产记录都需要永久保留。财务记录、支票簿和利得税申报表等会计记录也应永久保存。其他会计文件,例如应付账款或应收账款、银行对账单、费用报告或费用和现金单,可以在7年后处置(建议切碎)。

 

使用迷你仓是一种很好的文件储存解决方案。将业务文件放置在迷你仓中,将使办公室空间整洁,并减轻空间压力。

 

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