迷你倉｜辦公室搬遷的終極清單和時間表｜至尊迷你倉 One Storage
搬遷到一個新的辦公場所就像搬遷到一個新家一樣，是一個複雜的過程。你有大而笨重的辦公傢具，難以打包的電子產品，以及多個房間的小玩意需要打包。而且，通常沒有太多的時間來完成這一切（你不可能完全關閉業務一周來整理東西）。無論你是搬到一個新的樓層，還是搬到全國各地，辦公室 迷你倉 搬遷都是一個很大的工作，無論你的公司規模如何。如果你正試圖駕馭一個，請使用我們的這個時間表和檢查表，作為你搬遷到新辦公場所的指南，也不忘了迷你倉哦。
辦公室搬遷計劃最早可以在搬遷日期前一年開始，但六個月通常是你開始尋找 迷你倉 搬遷服務並開始規劃企業搬遷的物流的時候，足以讓你預租新地店的迷你倉。以下是我們的分步時間表，以幫助你保持有序。
迷你倉 | 搬遷前6個月
以下是辦公室搬遷前6個月你需要考慮的問題。
審查目前的租約 | 迷你倉
如果你目前辦公室的租約還沒有到期，你會不會失去你的押金？在你把鑰匙交給房東之前，你需要做哪些維修？你是否要對財產損失負責，如破損的燈或脫落的油漆？除了辨公室，在用的迷你倉也要同樣審視，可以咨詢能否原租約轉移至新地點的迷你倉？可能需要補加迷你倉按金，或租金，否則就要退租迷你倉，這應先咨詢我們的至尊迷你倉客戶服務中心, 詳情：https://onestorage.com.hk。
指定一個辦公室內的搬家團隊 | 迷你倉
你想參與搬家過程中的每一個環節，還是只參與一些環節？你是指路人還是應該把這個責任分配給團隊中的其他人？將一些任務委託給你的搬家項目管理團隊，明確界定角色。誰負責計劃、包裝、拆包、組織、裝飾？
制定一個退役計劃 | 迷你倉
退役工作不僅僅是清理你的舊辦公室。退役更像是把它恢復到你搬進來之前的原始狀態。它包括拆除電纜和電氣裝置、固定裝置、標誌和標識、傢具等等。它還涉及到對財產損失的修復，甚至是更換燒壞的燈泡等小事。你的租約應該規定細節，如果你不想有法律上的麻煩或失去你的保證金，必須遵守租約條件。盡早制定一個退役計劃，並與你的搬家團隊討論如何分配相關任務。
設定一個預算 | 迷你倉
你可能不得不在接下來的時間里進行調整，但至少從一開始就對你要花多少錢有一定的瞭解，這對你和搬家公司談話時有極大的幫助。確定哪些東西是你不能商量的，並考慮在哪些方面你可以縮減開支以節省一些錢。此外，還要考慮購買過程。誰將進行所有與搬家有關的採購，如何向供應商付款？新地點的迷你倉也要留意租金，迷你倉次間差別很大，建議先找租金相對便宜的，例如至尊迷你倉，可找至尊迷你倉客戶服務中心詳談：https://onestorage.com.hk。
決定搬家保險的級別 | 迷你倉
專業的搬家公司至少提供一種叫做釋放價值保護的保險。但這是基本的，每磅最多60美分。這種搬家保險是聯邦規定的，包括在搬家中，但只能覆蓋這麼多。你總是可以更換損壞的傢具，但對你的持續業務運作更關鍵的東西，如電子產品，是什麼呢？這就需要得到保護。想想你是否應該購買全價值保護保險，這提供了明顯更多的保護，或通過購買第三方保險進一步擴大搬家公司的覆蓋範圍。決定你需要什麼類型的保險，將有助於更準確地編制搬家預算，也可以將你的搬家保險需求傳達給搬家公司。而一般迷你倉都不包括保險的，這點要留意。
開始研究搬家公司 | 迷你倉
如果你是在本地搬家（如果你在50英里範圍內搬遷，則被認為是本地搬家），這裡有我們關於如何研究和比較本地搬家公司的提示。無論是本地搬家還是長途搬家，選擇搬家公司應該包括獲得推薦，閱讀評論，檢查BBB的投訴歷史，檢查專業認證，同時注意潛在的紅旗。確保搬家公司是有執照和保險的。
同樣重要的是，你要專門找到幾個商業搬家公司。辦公室搬家服務與住宅不同，如果你雇用有商業搬家經驗的辦公室搬家公司，你的搬家經驗會有很大的不同。我們目前最好的搬家公司名單上的所有搬家公司都提供商業搬家服務。通常情況下，你會被分配到一個有商業搬家經驗的搬家協調員，他將與你一起計劃你獨特的搬家。提供辦公室搬遷的搬家公司在日期和時間上也往往更加靈活，他們會盡力為你的辦公室搬家，例如，在週末，這樣你的業務運作就不會被打斷。
欲瞭解更多細節，請查看我們關於雇用搬家公司的提示，以及在雇用搬家公司之前要問哪些重要問題。
獲得至少三個搬家報價 | 迷你倉
一旦你找到能夠處理你的商業搬家並服務於你所在地區的搬家公司，請從幾家公司獲得免費報價。我們建議至少要找三家。你可以在Moving.com網站上獲得辦公室搬家公司的免費在線搬家報價。
開始一個待辦事項清單 | 迷你倉
由於不止一個人將參與計劃和組織辦公室搬遷，所以最好開始一個盒子或一個文件夾，裡面有你所有的筆記和清單。如果能在網上完成，那就更好了。例如，作為谷歌文檔的集合，放在谷歌驅動器的一個簡單的文件夾里。將信息集中起來是一個很好的策略。
向你的員工宣佈這一舉動並尋求反饋
計劃發送一封電子郵件，然後以當面或在線會議的方式跟進。郵件中應包括新的辦公地址、搬遷日期、新辦公室的主要特點、搬遷的原因以及員工應注意的搬遷過程中的關鍵日期。一兩周後，如果可能的話，安排一次面對面的會議（或者員工可以遠程參加），以接受反饋並回答任何問題。
你的員工可能會要求改變工作空間的需求或工作方式的偏好，特別是如果新辦公室有開放和私人的平面圖。如果你的公司很小，可以考慮一對一的會議。如果規模較大，召開一個所有人都能參加的會議是不可行的，你可以嘗試發送一份調查表或組織部門會議。鼓勵所有員工在計劃或承擔新項目時牢記搬家的事。
確保所有東西都能在新辦公室里找到 | 迷你倉 |
雖然你可能打算帶上那個巨大的休息室冰箱，但你的新休息室的廚房空間尺寸可能不允許。與其把時間、精力和金錢浪費在運輸那些在新辦公場所無法使用的物品上，不如瞭解你最大物品的尺寸，並將其與你下一個辦公地點的尺寸進行比較。這適用於像你的會議室桌子，大型電氣設備，以及其他任何需要大量空間的東西。希望你選擇的新辦公室可以容納你現有的傢具和技術，但如果你沒有，你會想在你搬進去之前就知道，而不是之後。而文件非即時性的，本身已封存的，建議可先租用迷你倉。
製作一份清單 | 迷你倉 |
現在你已經知道什麼東西適合，什麼東西不適合，記錄下你要帶走的東西和要留下的東西。即使你的預算很緊，你可能不得不留下一些東西，特別是如果新辦公室的平面圖不同的話。一份完整的清單將有助於你向搬家協調員傳達你的搬家需求，並讓你清楚地瞭解你需要留下的物品（如有必要，可在搬家後更換）。
搬遷前3-4個月 | 迷你倉 |
以下是你在辦公室搬遷前三到四個月需要做的事情。 | 迷你倉 |
鎖定你的搬家日期
到現在為止，你已經對一家搬家公司進行了價格比較和確定。盡快預訂，以確保日期。
鞏固你的搬家計劃 | 迷你倉 |
為你的搬家計劃設定日期和任務。想一想電話什麼時候會被切斷。什麼時候需要清空辦公桌？弄清楚什麼時候在新辦公室建立網絡連接。指派小組長，並將責任分配給小組成員（或讓小組長來做）。
向你的員工宣佈搬遷日期 | 迷你倉 |
讓你的員工知道搬家的日期。告知你對他們的隔間、辦公室或工作站何時需要收拾好，水電何時斷開等等的期望。如果你希望員工抬起任何箱子，問他們是否有任何健康限制。確保每個員工都知道對他們的期望是什麼，什麼時候。
通知你目前的房東 | 迷你倉 |
一旦你確認了公司的搬遷日期，就告訴你現在的房東或物業經理你打算何時終止租約。也應於適當的時間通知迷你倉。
通知公司外部 | 迷你倉 |
讓你的合作夥伴、客戶、供應商和其他與你有業務聯繫的人知道你要搬家。他們將需要知道你的新的聯繫信息，並可能有關於搬遷將如何影響他們的問題。
想出一個專門設備的計劃 | 迷你倉 |
你是否需要幫助搬運特別重的設備或危險材料？提前訂購需要一段時間製造和運輸的物品？你是否正在更換或升級任何需要特殊處理的專門設備？
雇傭搬家供應商 | 迷你倉 |
即使你雇用了一家提供全面服務的搬家公司，為你進行包裝和拆包，你可能還得為你的搬家相關需求尋找其他供應商。如果你的新辦公室需要美化或裝飾，現在是聘請室內設計師的時候了。如果搬家公司或你的大樓不提供這種服務，而你現在的清潔工又無法處理搬家後的清理工作，你可能還需要雇用一個辦公室清潔工。
| 迷你倉 | 開始收集搬家用品
除非你的辦公室已經有了所有需要打包的東西，或者搬家公司會給你打包，否則要先開始購買和整理你的包裝材料和搬家用品。你的辦公室很可能已經有了很多用品（一些盒子、記號筆、剪刀、標籤），但你可能仍然需要採購一些特殊的盒子、包裝帶和包裝紙。現在就買吧。也要創造性地採購你的用品。你可以在很多地方得到免費的盒子和其他免費的包裝用品。關於你需要什麼用品的更多信息，請查看我們的指南，選擇正確的搬家和包裝用品。
| 迷你倉 | 縮小規模
以開放的心態進行清理，並對將要出售或捐贈的東西進行標記。考慮進行一次辦公室倉庫銷售，或安排一個慈善機構做一次免費的捐贈回收。
再次與你的員工交談 | 迷你倉 |
當然，現在你已經對搬家計劃做了一些調整，並有了最新的進展。繼續與你的員工持續溝通，因為他們會有問題和擔憂。通過電子郵件邀請提問或反饋，發送重要的搬家更新信息，並提醒他們新辦公室的特點，包括任何他們需要知道的關於現場停車、進入大樓、門禁卡、新社區等。
| 迷你倉 | 搬遷前2個月
以下是辦公室搬遷前兩個月你需要做的事情。
設計一個平面圖 | 迷你倉 |
確定辦公設備和傢具將放在哪裡，員工將坐在哪裡，以及公共區域將在哪裡。如果可能的話，瞭解一下以太網連接和電源插座的位置，這樣你就會知道在哪裡設置技術設備了。
安排斷線、轉移和設置服務 | 迷你倉 |
在新辦公室設置互聯網、電話安裝和水電。除了水和電的設置，你可能還需要設置垃圾和回收的收集或安全服務。與你的IT部門計劃在新地點設置電腦。他們可以在內部完成還是需要外部供應商的幫助？讓任何為你現在的辦公室服務的供應商（景觀設計、保安、清潔）知道，你將不得不停止或轉移他們的服務。
購買新的傢具或設備 | 迷你倉 |
如果你要更換或增加任何辦公設備和傢具，現在就開始購買，因為它需要運輸和組裝。你可能需要有人幫助你安裝傢具，裝飾也需要時間。
| 迷你倉 | 預訂迷你倉
如果你沒有空間存放舊文件、節日裝飾品和你現在不需要但將來可能使用的辦公傢具等物品，可以在新辦公室附近預訂一個迷你倉。
想出一個 | 迷你倉 | 全公司的標籤系統
你可以選擇你喜歡的標籤系統--數字、顏色、形狀--只要它在整個辦公室內是一致的，並且所有員工都在使用它。對於以迷你倉作文件倉，這也是必須的。
| 迷你倉 | 開始打包
在搬家前的幾周內你不需要的非必需品現在就可以打包。現在就把它拿出來，這樣你就可以優先處理一些重要的任務，比如打包必需品。
將地址變更單落實到位 | 迷你倉 |
早點開始用你的新地址更新文件比晚點更新要好，所以當你知道你的新地址時，馬上下訂單購買新的名片、信紙、信封、退貨標籤等。在搬家前準備好所有更新的文件，比在新空間里冒著幾天或幾周沒有文件的風險要好得多。
檢查新辦公室及迷你倉
它需要清潔嗎？你可以開始裝飾，並把你打包的非必要物品帶來嗎？至於新的迷你倉，也要檢查有沒有具備文件倉的文件架，而非堆在地上。
搬遷前1個月 | 迷你倉 |
以下是辦公室搬遷前一個月你需要做的事情。
| 迷你倉 | 不斷給傢具、設備和辦公用品貼上標籤
這是一個過程，所以你不會在一天之內完成。與你的搬家團隊聯繫，以確保標記工作按計劃進行，並且員工有他們需要的東西來打包他們的辦公桌。
與你的搬家團隊 | 迷你倉 | 敲定計劃
再次確認搬家日期，看看是否需要一個搬家日行程表來協調搬家物流。
訂購鑰匙和 | 迷你倉 | 門禁卡
提前為你的新辦公室訂購鑰匙，如果使用的話，還要訂購員工出入卡，以便在舊辦公室永遠關閉之前準備好發放。
備份 | 迷你倉 | 數據
備份你電腦上的所有重要數據，並使用硬盤鏡像軟件來製作你的硬盤副本。這樣，如果你的電腦在運輸過程中發生了什麼，你可以在新系統上複製你目前的硬盤。你可能想掃描一些文件，將其數字化，並粉碎紙質版本，以減輕負擔。迷你倉除了作為文件倉，也可作為異地下線下備份倉，電腦上的冷備份，例如下線的硬碟，以及數據數據磁帶。
協調 | 迷你倉 | 搬家卡車的出發和到達
與你現在的和新的大樓經理合作，確保裝卸時間。如果有裝貨碼頭，那很好，但如果停車位有限，或該地區交通繁忙，可能需要一些計劃。不要等到搬家那天。
掌握建築規則 | 迷你倉 |
除非你的公司擁有你要搬出或搬入的大樓，否則你需要全面瞭解有關搬遷的所有建築規則。可能是只允許你在非營業時間搬遷，或者你必須提出特別申請才能使用服務電梯。盡可能早地從大樓管理部門獲得這些規則，因為這將決定搬家當天的物流。
先嘗試自己搬運一些非必需品 | 迷你倉 |
只要與你的新租約有時間上的重疊，盡可能地通過運輸小東西來簡化搬家日。你可以通過自己接手植物和大宗辦公用品等物品，使整個搬家過程變得更容易，特別是如果你能在正式搬入之前將它們安置在新的位置。
給每個人分配 | 迷你倉 | 收拾自己桌子的任務
雖然你可能會讓搬家公司來處理這些大事情，但讓每個人負責自己的辦公桌空間仍然是一個很大的幫助。給你的員工提個醒，告訴他們什麼時候需要把自己的辦公桌收拾好，並盡量鼓勵他們一次做一點，這樣就不會有人在最後一分鐘試圖把所有東西都收拾好。你可能需要在搬家前一天給你的團隊幾個小時的休息時間來整理他們的辦公桌。
搬遷前1周 | 迷你倉 |
以下是辦公室搬遷前一周你需要做的事情。
更新你的地址 | 迷你倉 |
用你的新辦公地址更新公司網站、你的財務賬戶、社交媒體賬戶、訂閱和業務列表（谷歌、Yelp、本地目錄）。不確定搬家時還需要通知誰？請看我們的地址變更檢查表。大多數項目都適用於住宅和商業搬遷。留意迷你倉也須要更新地址證明。
| 迷你倉 | 與搬家團隊一起審查你的搬家日時間表
仔細研究還有哪些事情需要做，搬家工人什麼時候到，哪些物品應該先搬，哪些物品應該後搬，誰會在現場監督搬家工人，他們離開後誰會鎖門，以及你是否會給搬家工人小費和提供點心。
提醒員工完成包裝 | 迷你倉 |
你的IT人員可能正在打包筆記本電腦、顯示器和其他IT設備，但所有員工都應該完成清理他們辦公桌和隔間的辦公用品和個人物品。
| 迷你倉 | 不要忘記IT
搬遷到一個新的辦公空間所固有的最大問題之一是斷開和重新連接所有的技術。這是一項大工程，你不能把它外包給搬家公司，所以你的團隊盡早開始工作是至關重要的。如果有一些設備是你要處理掉的，要制定一個回收或捐贈的計劃。如果你打算回收不需要的設備，請查看環保局的資源，瞭解在哪裡以及如何正確地進行回收。
搬遷前一天 | 迷你倉 |
| 迷你倉 | 完成包裝和貼標籤
到了明天，所有的東西都應該打包好，準備搬遷。仔細檢查一下，以確保情況屬實，並在最後一刻進行（或請別人進行）必要的包裝。
收集員工的 | 迷你倉 | 出入卡和鑰匙
一定要收集所有公司的鑰匙、停車證和門禁卡，並交還給房東或物業經理。迷你倉如果作為你的文件倉以封存文件，或數據備份倉，那迷你倉門卡，要保持只有需要的人可有，因為這不是你的一般倉庫。
| 迷你倉 | 搬遷當天
以下是在搬家當天需要做的事情。
在舊辦公室迎接搬家公司的到來 | 迷你倉 |
確保你（或你辦公室的某個人）在那裡讓搬運工人進出，給他們小費，並提供茶點（後兩項是可選的）。還應該有人在那裡為搬運工人清理出一條道路，如果沒有這樣做的話，並對搬運工作進行管理。這包括讓搬運工人知道什麼東西應該先裝，什麼東西應該後裝，指出任何易碎的箱子（即使它們有標籤），並指出哪些傢具需要拆卸。
對你騰出的辦公室做最後的 | 迷你倉 | 巡視
這是為了查看是否有任何物品被遺棄，並記錄任何財產損失。現在也是交出所有鑰匙和停車證的時候了，除非你已經與業主或經理做了一些安排。同時確認終止你的租約也是一個好主意。
搬遷後 | 迷你倉 |
在你的辦公室搬遷完成後，這裡有一些行動項目可以幫助你在新的辦公場所安頓下來。
拆開包裝並測試 | 迷你倉 | 你的技術
拆開必需品的包裝，測試你的電話、電腦、服務器、打印機，以及其他你正在使用的東西。根據需要排除故障，這樣你就不會錯過任何開展業務的時間。
仔細檢查你的地址 | 迷你倉 | 變更更新
確認每一個需要知道的人都被通知了你的搬遷，你的在線展示列出了新的地址，你所使用的任何文具、名片、標籤等也都已經更新。
| 迷你倉 | 與你的搬遷後團隊會面
為了確保你迅速回到正軌，並確保你的營業場所看起來像一個專業的辦公室，與你的團隊討論誰在拆除標籤，誰在打開包裝，誰在儲存廚房、洗手間和供應櫃。他們應該在員工中分擔這些任務。
慶祝你的新居 | 迷你倉 |
辦公室搬遷對每個人來說都是有壓力的，包括你的員工。他們應該得到一些休息時間和對他們辛勤工作的認可。作為對每個人在搬遷過程中的合作的 "感謝"，以及作為慶祝新空間的一種方式，在搬遷後預算舉辦一個小型聚會。你不必完全建立起來，也不必有什麼大動作--即使是在搬家後第一周的某個中午舉行一次慶祝午宴，也會讓你的員工知道你是多麼感謝他們的幫助，並歡迎新辦公室里令人興奮的事情。
辦公室搬遷常見 | 迷你倉 | 問題
搬遷辦公室可能令人望而生畏，我們相信你一定有問題。下面是一些常見問題解答。
辦公室搬遷涉及 | 迷你倉 | 哪些方面？
規劃和組織你的搬遷，包括與你的辦公室搬遷團隊合作，完成辦公室搬遷所需的所有步驟。這包括研究、審查和尋找一家在辦公室搬遷方面有經驗的搬家公司，並根據你的需要和預算，與他們合作處理你獨特的搬遷細節。它還包括將你的新辦公室打理得井井有條，無論是清潔、裝飾還是改造。你也應該讓你的舊辦公室保持在你搬進去之前的狀態。否則，你有可能失去你的押金並面臨法律問題。
辦公室搬遷還涉及到改變你在辦公用品和網上的各地地址，並讓人們知道。一旦你決定哪些東西必須帶走，哪些東西你不再需要或不適合新辦公室，你就會縮小規模。當然，還涉及到相當多的打包工作，並與你的員工一起工作，確保他們知道自己的任務和最後期限。然後，你必須斷開、轉移和設置所有的技術和公用設施，包括互聯網、電力、電腦、電話、服務器等等。搬遷後，你可能要清理你的舊辦公室。然後，讓新辦公室的設置開始。而且，希望在這一切之後，能有一些慶祝活動。
搬遷辦公室需要 | 迷你倉 | 多長時間？
你可以早在一年前就開始計劃，但我們建議最遲在搬遷前6個月開始。在搬家公司出現裝載所有東西之前，有很多事情要做。實際的搬家工作應該在幾個小時內完成，如果是本地搬家，最多一天就可以完成。對於長距離，這取決於你的物品在路上要走多少英里，這可能需要幾天時間。
我怎樣才能成功地搬遷我的辦公室 | 迷你倉 | ？
只要你遵循上述的時間表，我們建議你：
- 盡早開始（搬家前6個月是最理想的）。
- 建立一個搬家團隊並任命其經理
- 準備文件存倉，以免搬址時丟失，建議用迷你倉
- 做好調查，找到在商業搬家方面有經驗的最佳搬家公司
- 給員工分配任務（如收拾自己的辦公桌）。
- 有一個明確的IT斷開/轉移/設置計劃
- 以迷你倉，作為舒緩壓力的暫存倉
- 瞭解你的新舊建築規則
- 盡早下達地址變更單
- 勤於給你的箱子貼標籤
- 確保所有東西都能裝進你的新空間（並相應縮小尺寸）
- 先搬走非必需品（甚至可能自己搬）。
- 開一個辦公室聚會來慶祝搬家。你們都是當之無愧的!
搬遷辦公室的步驟是什麼？ | 迷你倉 |
規劃和組織一次辦公室搬遷應該從制定預算和確定你的搬家需求開始。然後，你要努力尋找和雇用一家搬家公司，並與他們和你的員工一起制定一個有固定期限的搬家計劃。欲瞭解更多細節，請看我們上面的綜合清單。
準備好組織你的辦公室搬遷了嗎？ | 迷你倉 |
搬遷到一個新的辦公室是一個很大的工作，但有可能你這樣做是有原因的。盡可能多地提前計劃，以避免待辦事項出現紕漏，並在搬家過程中盡早建立你的搬家團隊。知道有人掌握了所有的活動部分，將有助於減輕壓力，並使事情保持在正軌上。請記住，你為你的商業搬遷雇用的任何搬家公司都應該有執照和保險。請查看我們的搬家公司名錄，以獲得經過審查的信譽良好的搬家公司名單。
*優惠受條款約束，詳情請聯絡職員。
作者：至尊迷你倉收納大師 Chan Tai Man | 迷你倉大隻仔就是我，作為收納達人，我有豐富的迷你倉收納及迷你倉推介經驗，我最喜歡和你分享更多有關最抵至尊迷你倉資訊。